Agile metrics Evidence Based Management (EBM) en Objectives and Key Results (OKR)

Agile metrics Evidence Based Management (EBM) en Objectives and Key Results (OKR)

Evidence Based Management (EBM)

Hoezo meten van de voortgang en meten wat de velocity is? Vertrouwen jullie ons niet? Wil je ons controleren of vergelijken met andere teams?
Helaas hoor ik dit nog regelmatig als trainer en als Agile coach. “We meten om te verbeteren” is dan steevast mijn antwoord. Je doet het voor jezelf om te zien waar het beter gaat en waar het beter kan. Uitspraken als “volgens mij gaat het prima” en “het voelt steeds beter” kun je onderbouwen met data en feiten.
Waarom dan toch die weerstand tegen het meten?

Meestal zit dat in de cultuur van de organisatie. Als je tot nu toe werd afgerekend op resultaten, dan worden de positieve cijfers graag getoond maar met de neergaande lijn wordt dan minder transparant omgegaan. Als het slechter gaat “dan zal dat wel aan iets anders liggen”. Terwijl je er zoveel van kunt leren en er op die manier ook de motivatie uit kunt halen. Bovendien komt het de flow ten goede, want je hebt meer inzicht en kunt daarop direct reageren.

Meten om te verbeteren!

Wat kunnen we meten?

Meet alles wat je kunt meten! Met daarbij meteen de opmerking dat je niet alle gegevens direct gebruikt. Veel data verzamelen is okay, maar gerichte verbeteracties graag. Focus!

Objectives and Key Results (OKRs)

OKRs richten zich vooral op output en activiteiten. Deze metingen en bijbehorende verbeterafspraken zijn goed om procesflow te verbeteren (Lean flow – figuur 1) en om als persoon in een flow  te komen (personal flow – figuur 2). Denk aan het meten van cycle time (hoe lang duurt een activiteit), lead time (totale doorlooptijd) en takt time (ritme) of WIP (work in progress) en velocity (hoeveelheden per tijdseenheid). Bij deze metingen hoort een uitdaging om te optimaliseren door bijvoorbeeld verspilling weg te nemen.

Voorbeelden van OKR metingen zijn:

  • Vijf succesvolle verbeteracties per maand,
  • 20% reductie van de bevindingen uit de acceptatietest deze sprint,
  • Een toename van 5 storypoint in de velocity van de volgende sprint,
  • afname naar gemiddeld 10 in het aantal openstaande issues voor 1 mei,
  • een halvering van de oplostijd van openstaande problemen binnen 2 maanden.

Allemaal voorbeelden van metingen en actiemogelijkheden tot verbetering. Belangrijk hierbij is om de afspraken SMART te maken (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden).

 

Lean Flow

Lean flow – figuur 1

 

Personal Flow

Personal flow – figuur 2

Mihaly Csíkszentmihályi’s concept van Flow in the Learning Theory wordt beschreven als een ‘mentale toestand van volledige opname in de huidige ervaring’. Flow vindt plaats wanneer er een balans is tussen hoe uitdagend een taak is (moeilijkheidsgraad) en het vaardigheidsniveau van een persoon bij de gegeven taak (spelersvaardigheid). Een te moeilijke taak zou leiden tot meer angst / frustratie, terwijl een te gemakkelijke taak tot verveling zou leiden.

Evidence Based Management (EBM)

EBM* richt zich op outcome en toegevoegde waarde (in plaats van output). In organisaties waar Agile methoden en frameworks worden gebruikt worden “value driven” keuzes gemaakt. Dus als je iets anders of iets extra’s wilt, dan moet je daarbij meteen aangeven wat dan minder belangrijk is en wat je eventueel wilt laten vallen. Prioriteren dus!
Het gebruik van EBM helpt hierbij door OKRs vooral te koppelen aan value. Daarvoor zijn vier Key Value Areas (KVAs) gedefinieerd.

Evidence Based Management (EBM)

Evidence Based Management (EBM) – figuur 3

 

Key Value Area (KVA)
Current Value (CV) Meet de waarde die vandaag aan de klant of gebruiker is geleverd
Unrealized Value (UV) Meet de waarde die kan worden gerealiseerd door aan alle potentiële behoeften van de klant of gebruiker te voldoen
Ability to Innovate (A2I) Meet het vermogen om nieuwe mogelijkheden te leveren die beter kunnen voldoen aan de behoeften van een klant of gebruiker
Time to Market (T2M) Meet het vermogen om snel nieuwe mogelijkheden, diensten of producten te leveren

Voorbeelden van EBM metingen:

  • CV Medewerker moraal: een score van 4 bij de team happiness door meer tijd te nemen voor elkaar de komende 2 sprints,
  • CV Stakeholder tevredenheid: een hogere Net Promoter Score (NPS) ten opzichte van vorig kwartaal,
  • UV nieuwe klanten: een hoger percentage nieuwe klanten vs bestaande klanten dit half jaar,
  • UV marktaandeel trends: een 2% groeiend marktaandeel in de komende 3 maanden,
  • A2I nieuwe experimenten: een 10% hoger aantal nieuw uitgeprobeerde initiatieven deze 2 sprints,
  • A2I continuous improvement: 20% van de beschikbare tijd nuttig besteed aan verbeteringen vanaf nu,
  • T2M Hersteltijd: een afname van 30% in hersteltijd na foutsituatie MTTR,
  • T2M Lean waste reduction: 20% efficienter en effectievere productie komend half jaar.

EBM + OKR = Flow

Waar OKR’s geen holistisch perspectief bieden op product beheer en leveringsprestaties, bieden EBM’s Key Value Areas een uitgebalanceerd perspectief van zowel klantgerichte als intern gerichte factoren. Factoren die verbetering ondersteunen die hard nodig zijn in deze tijd van disruptieve verandering. Door bij EBM gebruik te maken van OKRs wordt het voor iedereen die een bijdrage levert duidelijk wat er wordt verwacht en hoe we met elkaar meer waarde kunnen leveren aan de organisatie. De combinatie van EBM en OKR creëert flow, zowel in het proces (figuur 1 Lean), als bij de mensen (figuur 2 Personal flow). “Be SMART!”.

Metingen door Ctrl Improve

Onze slogan is: “What is not controlled cannot be improved”. Ctrl Improve als organisatie staat voor meten, beheersen en verbeteren.
Naast EBM en OKRs gebruiken wij bij Ctrl Improve ook assessments om de volwassenheid (Maturity) van teams of organisatie onderdelen te meten. Deze zijn dan toegespitst op Lean en Agile waarden. Ook voor individuele assessments, om persoonlijke ontwikkelpunten en doelen te bepalen, kun je bij ons terecht. We doen er op deze manier alles aan om te helpen bij creatie van Flow.

* https://www.scrum.org/resources/evidence-based-management-guide – Download de EBM guide van Scrum.org

This article is available in English: “Agile metrics: Evidence Based Management (EBM) and Objectives and Key Results (OKR) create Flow.” by Richard Hoedeman on Medium https://link.medium.com/WjrCrDWYZ5

Wil je meer weten over dit onderwerp, vul dan onderstaand formulier in:


 

Richard Hoedeman

Mijn drive is het vinden van balans. Beheerst verbeteren – Ctrl Improve. Te veel controle en te weinig verbeteren of te weinig beheersing en te veel verandering? De betekenis en de balans vind ik vooral in de methoden Lean, efficiënt en effectief verbeteren, gecombineerd met Agile, wendbaar en flexibel veranderen. Cultuur en gedrag spelen een enorm belangrijke rol bij het behalen van resultaten en daarvoor zet ik graag Organizational Behaviour Management (OBM) in. Daarnaast spreekt de Lean Startup aanpak met het ontwikkelen door middel van een Minimum Viable Product (MVP) en daarbij beheersing met Minimum Viable Bureaucracy (MVB) mij enorm aan. Mijn energie en enthousiasme helpen je zeker, als coach en bij het leren van de theorie, én zorgen ervoor dat je slaagt voor het examen van OBM Dynamics, Agile PM project management, Scrum Master, Product Owner, PRINCE2 Agile, DevOps, Leadership, PRINCE2 of Lean-IT.

1 comment so far

De toegevoegde waarde van Agile Coaching, en hoe je die aantoont. – Ctrl ImproveGeplaatst op5:08 am - apr 22, 2020

[…] vaak waarde leveren voor de klant en de organisatie. De belangrijkste  indicatoren hebben we uit Evidence Based Management gehaald en zij richten zich op de Key Value Area’s […]