Remote online Agile werken in Corona tijden.

Remote online Agile werken in Corona tijden.

Hoe vaak hoorde ik gisteren de vraag “is iedereen er?”, beantwoord met “ik wel”, en vervolgens “wie was dat?”. Dat was via een conference call en dat werkt zo natuurlijk niet!

Op de eerste dag dat we massaal thuis aan het werken waren vanwege het Corona virus werden we meteen geconfronteerd met de online communicatie uitdagingen. De  eerste vroege sessie met ons eigen kleine management team via Microsoft Teams verliep goed. Daarna belde we in via een conference call met 10 coaches tegelijk. Waar normaal gesproken 2 a 3 personen inbellen en de rest bij elkaar zit werkt dat prima. Nu ging dat zeer chaotisch. Hier volgen enkele tips, overwegingen en etiquette voor remote online werken met complete (Agile) teams.

Visualiseren helpt enorm. Als je alleen al kunt zien wie er in een online groepsgesprek deelneemt en ziet wanneer iemand praat, dat is top! Face to face contact waarbij je elkaar hoort én ziet werkt vele malen beter dan alleen geluid. Je ziet wanneer iemand wil gaan praten en daarna volgt de kunst van het luisteren 🙂 Als daarbij ook nog de mogelijkheid bestaat om samen naar het Scrum / Kanban bord te kijken en documenten gezamenlijk te delen is dat helemaal ideaal. Het face to face groepscontact is bij voorkeur kort en snel en daarna houden we contact via de chat. Dat kan in dezelfde toepassingen zoals Teams, Azure DevOps, Zoom, Skype, Hangouts, Webexx, etcetera. Maar Slack, WhatsApp en Messenger werken ook goed, zeker voor de team chat. Stem van tevoren goed af welke tools je gebruikt met elkaar.

Tip: zelf zit ik in meerdere WhatsApp groepen en dan werkt het extra prettig om Whatsapp Web te openen zodat je het toetsenbord kunt gebruiken.

Nu hadden we gisteren niet de ideale mogelijkheden. In een aantal gevallen waren de webcams softwarematig uitgeschakeld en door de enorme drukte op het internet waren de verbindingen niet optimaal. Om toch, ook met beperkte middelen, goed remote online te kunnen werken hier enkele tips voor de communicatie:

Conference Call (zonder beeld):

• Zorg vooraf voor een duidelijke agenda, of begin daarmee de call.
• Stel jezelf voor zodat iedereen weet wie deelneemt en vanaf dan de stemmen herkent.
• Vergeet de mute-knop niet. Uitzetten als je luistert en aan wanneer je praat.
• Kies voor een afgesloten ruimte of gebruik een headset, dat vermindert ook achtergrondgeluiden.
• Wees op tijd en volg de agenda van de call.
• Wees geduldig, luister en laat elkaar uitpraten.
• Hou het kort en bondig.

Als er wel beeld is via een van de Apps, dan gelden nog steeds de regels van een call (behalve wellicht het 2e item als je elkaar kent).

Voor de daily Scrum / Stand-up geldt dat je misschien wat meer tijd nodig hebt dan anders. Zeker nu met het Corona virus, dan wil iedereen toch ook even met elkaar checken hoe het gaat.  Een goed idee om meerdere daily meetings op een dag te doen in deze tijd!

De Scrum Master heeft in deze tijd een extra faciliterende taak om bij iedereen te checken hoe het gaat. Zorg in elk geval dat iedereen in het team op de hoogte is van wat er speelt en wie wat doet. Een absolute must is toegang tot een digitaal Scrum / Kanban bord – met Teams, JIRA, Azure DevOps, Trello, …

Digitaal remote samenwerken heeft uiteraard ook invloed op de sociale contacten. Het gesprek bij de koffieautomaat en het wandelrondje tijdens de lunch kun je vervangen door elkaar vaker te bellen. Of start een virtuele koffiesessie met dezelfde tools waarmee je online samenwerkt. Wellicht heb je nog andere creatieve oplossingen? Belangrijk om in deze tijd contact te houden met je al je collega’s.

Veel sterkte in de komende weken en succes met de remote samenwerking!