Zelforganisatie … Een geordende chaos!

Zelforganisatie … Een geordende chaos!

‘Je moet bijen een bepaalde speelruimte geven in de kast. Niet te weinig, maar ook niet te veel’

Citaat uit De bijenherder*

In mijn vorige blog heb ik getracht duidelijk te maken dat zelforganiseren niet vanzelf gaat, en dat het zomaar wegsnijden van managementlagen de grootste fout is die je kunt maken.

Zelforganiserend worden is een groeiproces. Een groeiproces dat om tijd en ruimte vraagt. Ruimte om te experimenteren en fouten te maken. Tijd om de goede weg te vinden naar zelforganisatie. En nog meer tijd om af en toe stil te staan bij het leerproces zelf.

Onderstaande uitgangspunten geven handvatten om juist met elkaar de dialoog hierover aan te gaan. Hoe ziet het er in jullie organisatie uit, welke kleine stapje kan er gemaakt worden richting de gewenste praktijk en waar liggen er uitdagingen?

De uitgangspunten van zelforganisatie

1. Zorg voor heldere kaders, want zij geven richting en focus.
   • Daniel Pink* beschreef al in zijn boek “Drive” het belang van autonomie, meesterschap en purpose voor intrinsieke motivatie. De purpose werkt als een sleutel voor blije en productieve medewerkers. Purpose laat zich het best vertalen als ‘Bezieling”. Of om in termen van Sinek* te spreken: The WHY. Op organisatieniveau is de purpose vaak terug te vinden in de missie van het bedrijf. Een organisatie-purpose inspireert je en zorgt ervoor dat je je bed ’s ochtends uitstapt met het idee dat je iets van betekenis gaat doen.
   • Teamdoelen zijn afgeleid van de organisatie-purpose. Een zelforganiserend team is resultaatsverantwoordelijk voor het behalen van de teamdoelen.
   • Rollen in plaats van functies. Functies en functieomschrijvingen kunnen belemmerend werken, omdat de inhoud vastligt. Het stimuleert medewerkers niet om hun verantwoordelijkheid te nemen. Zelforganiserende teams werken dan ook liever met rollen. Een rol is een set van taken en verantwoordelijkheden die met elkaar worden afgesproken. Bij een rol staat de bijdrage van die rol aan de organisatie voorop (purpose). Rollen kunnen dus continu inhoudelijk veranderen of ingeruild worden voor andere rollen. Doordat de rol geen vaststaand gegeven is, geeft het de medewerkers de kans om zich te ontwikkelen.
2. Zelforganiserende teams leren door te doen (Empirisme), waarbij er steeds waarde voor de klant wordt gecreëerd. Dat betekent tijd en ruimte om te experimenteren en fouten te maken. De fouten maken, helpt het team zichzelf te verbeteren. Hier hoort cultuur bij waar men fouten mag maken en waarbij men elkaar feedback geeft. Reken eerst af met een afrekencultuur voordat je overstapt naar zelforganisatie.
3. Voortdurend leren en jezelf aanpassen en verbeteren zijn kenmerken die thuishoren bij een zelforganiserend team. Elkaar feedback geven, maakt een belangrijk onderdeel hiervan uit. Feedback kan gezien worden als brandstof om weer een stapje verder te komen.
4. Bij zelforganiserende teams vinden er ‘wendbare’ vergaderingen plaats en worden er besluiten via Consent of Deep Democracy genomen. Consent komt uit Holacracy*. Bij Holacracy is er geen top-down besturing. Spanningen en problemen zijn voor iedereen zichtbaar. Met spanning wordt bedoeld: Het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie. Tijdens een vergadering mag iedereen spanningen of problemen inbrengen. Maar degene die een probleem inbrengt, komt ook direct met een voorstel! Dit zorgt voor oplossingsgerichte meetings en activeert het eigenaarschap bij medewerkers. Deep Democracy bespreek ik uitgebreider in één van de komende blogs.
5. Zelforganiserend-zijn vraagt ook om volledige transparant maken van acties, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, besluiten, processen en de voortgang. Alle leden van een zelforganiserend team dienen van elkaar te weten waar iedereen mee bezig is in het proces om uiteindelijk gezamenlijk het resultaat op te leveren. Het visualiseren van het werkproces door bijvoorbeeld een Scrum- of Kanban bord is hierbij een handig hulpmiddel. Volledige transparantie vraagt om een open en eerlijke interactie.
6. In het op weg zijn naar zelforganisatie staat vertrouwen aan de basis. Vertrouwen is geloven dat anderen de goede intenties hebben. Zonder vertrouwen kunnen er geen teamresultaten worden behaald, zoals dat ook duidelijk wordt in de driehoek van Lencioni*. Vertrouwen is nodig om te komen tot een open en eerlijke communicatie.
   
7. Zelforganiserende teams hebben ander leiderschap nodig dan traditionele teams. Leiden bij zelforganisatie betekent: Sturen op resultaat, afstand nemen, laten gebeuren, stimuleren van experimenten en fouten maken, voorbeeldgedrag hierin laten zien, de juiste vragen stellen en medewerkers coachen vanuit vertrouwen. Dat loslaten is voor sommige leiders zo makkelijk niet. Het is dan ook goed dat ze zich hierin laten coachen of dat er een sparringsmaatje aanwezig is die met enige regelmaat feedback geeft aan de leidinggevende.

Zelforganisatie begint bij medewerkers, maar het gaat niet vanzelf. De HR-manager of de HR afdeling kan een organisatie ondersteunen in de ontwikkeling naar meer wendbare, zelforganiserende teams. HR kan een belangrijke rol vervullen bij de overstap van functies naar rollen en bij belonings- en waarderingssysteen.
Zelforganisatie is een onderdeel van de 2-daagse training Agile HR. Mocht je hiervoor belangstelling hebben, neem dan contact op.

Wil je meer weten over dit onderwerp, vul dan onderstaand formulier in:

 

* De bijenherder – leidinggeven aan zelfsturende teams,hoe doe je dat? – Rini van Solingen
* Drive – De verrassende waarheid over wat ons motiveert – Daniel H. Pink
* Start with Why – How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action – Simon Sinek
* Holacracy – de nieuwe manier van werken in een snel veranderende wereld – Brian Robertson
* De 5 frustraties van teamwork – hoe je ervoor zorgt dat samenwerken leuk blijft – Patrick Lencioni